Apostilamento de Documentos – Apostila da Haia

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Vai utilizar um documento brasileiro no exterior?

 

O Cartório do 10º Ofício de Justiça de Nova Iguaçu/RJ realiza o apostilamento de documentos para utilização nos países integrantes da Convenção da Apostila da Haia.

 

A Apostila da Haia simplifica a utilização internacional de documentos públicos, substituindo, entre os países participantes da Convenção, o antigo procedimento de legalização consular.

 

Por meio do apostilamento, são certificados elementos formais do documento, como a autenticidade da assinatura, a função ou cargo exercido pelo signatário e, quando aplicável, a autenticidade do selo ou carimbo nele aposto. O material técnico também destaca que o apostilamento conecta o documento nacional à produção de efeitos internacionais.

 

 

Importante: a Apostila não certifica o conteúdo do documento. Ela certifica sua origem e os elementos formais necessários à sua circulação internacional.

 

Quais documentos podem ser apostilados?

Entre os documentos que podem ser apresentados para análise estão:

• certidões emitidas por cartórios;

• documentos expedidos por autoridades e órgãos públicos;

• diplomas e certificados;

• históricos escolares;

• declarações de conclusão de curso ou série;

• documentos notariais;

• documentos judiciais;

• traduções realizadas por tradutor público;

• outros documentos que se enquadrem nas regras da Convenção da Apostila.

 

A possibilidade de apostilamento depende da natureza do documento e da possibilidade de verificação de sua autenticidade.

Como funciona o apostilamento no 10º Ofício?

 

1. Apresentação do documento

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O interessado ou portador apresenta o documento que pretende utilizar no exterior.

Não é obrigatório requerimento escrito para solicitar o apostilamento presencialmente.

O Cartório realizará o protocolo do pedido e informará o prazo para conclusão.

Para solicitações encaminhadas à distância, poderão ser exigidas as informações necessárias à identificação do pedido, contato, pagamento e devolução segura dos documentos.

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2. Análise do documento

 

Antes da emissão da Apostila, o Cartório realiza a análise formal e as verificações necessárias, que podem compreender:

✓ autenticidade da assinatura;
✓ qualidade, cargo ou função do signatário;
✓ selo ou carimbo existente no documento;
✓ consulta às centrais de sinais públicos e bases disponíveis;
✓ verificação eletrônica junto ao órgão emissor, quando aplicável.

Essa etapa é fundamental para a segurança do apostilamento.

 

3. Emissão da Apostila

Confirmados os requisitos, o documento é processado no sistema eletrônico próprio e a Apostila é emitida.

No documento físico, a Apostila deve permanecer vinculada ao documento correspondente, não podendo ser fornecida de maneira avulsa. O material operacional também contempla o apostilamento em formato eletrônico.

 

4. Entrega

Concluído o procedimento, o documento apostilado é disponibilizado ao interessado.

Prazo do 10º Ofício: normalmente, até 2 dias úteis.

A regulamentação estabelece prazo máximo de 5 dias para entrega, mas o Cartório do 10º Ofício trabalha com prazo operacional inferior, ressalvadas situações que dependam de diligências, confirmação de autenticidade ou outras verificações.

Apostilamento pelos Correios

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Não pode comparecer ao Cartório?

Os documentos também poderão ser encaminhados por serviço postal ou outro meio seguro de transporte.

Nesse caso, o interessado deverá fornecer as informações necessárias ao processamento do pedido e à posterior devolução.

Recomenda-se utilizar serviço seguro e rastreável.

Após a conclusão, os documentos poderão ser devolvidos pela via postal, conforme previamente ajustado com o Cartório.

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Perguntas Frequentes – Apostila da Haia

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1. O que é a Apostila da Haia?

É uma certificação utilizada para facilitar o reconhecimento de documentos públicos entre os países participantes da Convenção da Apostila da Haia, dispensando, nesses casos, a tradicional legalização consular.

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2. A Apostila confirma o conteúdo do documento?

Não. A Apostila não declara que as informações contidas no documento são verdadeiras. Ela certifica elementos relacionados à sua origem, como a autenticidade da assinatura, a função ou qualidade do signatário e, quando aplicável, o selo ou carimbo.

 

3. Todo documento destinado ao exterior precisa ser apostilado?

Não. Isso dependerá do país de destino, da finalidade do documento e das exigências da autoridade estrangeira que irá recebê-lo.

Por isso, antes de solicitar o serviço, recomendamos confirmar as exigências diretamente com a instituição destinatária.

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4. Preciso ser o titular do documento para solicitar o apostilamento?

Em regra, não. O documento pode ser apresentado pelo portador, não sendo necessária a presença da pessoa em cujo nome foi expedido, ressalvadas situações específicas que exijam esclarecimentos adicionais.

 

5. Preciso preencher requerimento?

Para o apostilamento presencial, não é obrigatório requerimento escrito.

No encaminhamento por Correios ou outro meio à distância, entretanto, serão necessárias informações suficientes para identificação da solicitação, contato e devolução dos documentos.

 

6. Documento emitido em outro Estado pode ser apostilado no Rio de Janeiro?

Em regra, sim, desde que seja possível realizar as verificações necessárias quanto à autenticidade do documento e de seus elementos.

 

7. Preciso reconhecer firma antes de apostilar?

Nem sempre. A necessidade depende da natureza do documento e da possibilidade de confirmação da assinatura e da função ou qualidade do signatário. O Cartório fará a análise do documento apresentado.

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8. É possível apostilar documento particular?

Há situações em que documentos particulares podem ser apostilados após a prática de um ato notarial, como o reconhecimento de firma ou a autenticação de cópia, observadas as regras aplicáveis.

Nessas hipóteses excepcionais, a Apostila certificará a assinatura e a qualidade do tabelião ou preposto que praticou o ato notarial, e não diretamente a assinatura do autor original do documento. Essa sistemática também aparece destacada no protocolo de autenticação do material operacional.

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9. Cópia autenticada pode ser apostilada?

Em situações admitidas pela regulamentação, sim.

Nesse caso, a Apostila recai sobre o ato de autenticação praticado pelo tabelião ou preposto, razão pela qual não deve ser confundida com o apostilamento direto do documento público original.

 

10. Documento eletrônico pode ser apostilado?

Sim, desde que seja possível verificar sua autenticidade e a validade da assinatura eletrônica conforme os padrões aplicáveis.

O apostilamento eletrônico é realizado em formato digital e permanece vinculado ao documento eletrônico correspondente. O material técnico diferencia expressamente os procedimentos físico e eletrônico.

 

11. Diploma e histórico escolar podem ser apostilados?

Sim, desde que atendidos os requisitos necessários à confirmação de sua autenticidade.

Diplomas, certificados, históricos escolares e declarações de conclusão estão entre os documentos educacionais que podem ser submetidos à análise para apostilamento.

 

12. Tenho um documento e uma tradução juramentada. Quantas apostilas serão necessárias?

Em regra, são dois documentos distintos e duas apostilas:

1ª Apostila: documento público original;
2ª Apostila: tradução realizada pelo tradutor público ou ad hoc.

Essa separação entre documento original e tradução é expressamente indicada no material técnico apresentado.

 

13. Um documento com várias páginas precisa de várias apostilas?

Não necessariamente.

A regra é a cobrança e emissão por documento, e não pelo número de páginas. Assim, um único documento composto legitimamente por várias páginas poderá receber uma única Apostila.

Entretanto, documentos distintos exigem apostilamentos próprios.

 

14. Posso receber a Apostila separada do documento?

No apostilamento físico, não.

A Apostila deve ser afixada ou vinculada ao documento a que se refere. A entrega de Apostila física avulsa é vedada.

 

15. E se o Cartório tiver dúvida sobre a autenticidade do documento?

O Cartório poderá realizar as diligências necessárias para tentar confirmar sua autenticidade.

Se a dúvida não puder ser solucionada, o apostilamento poderá ser recusado de forma fundamentada.

A regulamentação prevê procedimento próprio para contestação da recusa e eventual encaminhamento da questão à Corregedoria competente.

 

16. E se houver erro na Apostila?

Se for constatado erro, a Apostila incorreta deverá ser inutilizada e um novo procedimento realizado.

Quando o erro decorrer do próprio serviço, a correção será realizada sem nova cobrança ao usuário. Se decorrer de informação incorreta fornecida pelo solicitante, poderá haver necessidade de novo pagamento.

 

17. Quanto tempo demora?

No Cartório do 10º Ofício de Justiça de Nova Iguaçu/RJ, o prazo operacional normalmente adotado é de até 2 dias úteis.

Casos que dependam de diligências, confirmação junto ao órgão emissor ou outras verificações poderão exigir prazo adicional, observado o regramento aplicável.

 

18. A Apostila da Haia tem prazo de validade?

A Apostila não estabelece, por si própria, um prazo geral de validade do documento.

Entretanto, o documento apostilado pode possuir prazo de validade, e a autoridade ou instituição estrangeira poderá exigir que tenha sido expedido recentemente.

 

19. Apostilar significa que o documento será obrigatoriamente aceito no exterior?

Não.

A Apostila certifica a origem do documento para fins da Convenção. A aceitação do conteúdo, seus efeitos jurídicos e eventuais requisitos adicionais são definidos pela legislação e pela autoridade do país de destino.

 

20. Como saber se o país de destino aceita a Apostila da Haia?

É necessário verificar se o país onde o documento será apresentado integra a Convenção da Apostila da Haia.

Além disso, recomendamos consultar previamente a instituição estrangeira destinatária para saber exatamente quais documentos, traduções e formalidades serão exigidos.

 

Antes de apostilar, confira

Para evitar gastos ou procedimentos desnecessários, antes de encaminhar seus documentos ao Cartório, confirme junto à instituição ou autoridade estrangeira:

✓ Qual documento deverá ser apresentado?
✓ O país de destino integra a Convenção da Apostila?
✓ O documento precisa ser apostilado?
✓ Será necessária tradução juramentada?
✓ A tradução também deverá ser apostilada?
✓ Existe prazo máximo de emissão ou validade exigido pelo destinatário?

Precisa de orientação?

 

A equipe do Cartório do 10º Ofício de Justiça de Nova Iguaçu/RJ poderá orientar sobre os requisitos formais para apresentação do documento e realização do apostilamento.

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O preço é tabelado por lei em todos os cartórios deste Estado. Para verificar os valores, consulte o tabelião de sua escolha ou acesse a tabela aqui.

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Endereço: Rua Getúlio Vargas, nº 62, Centro, Nova Iguaçu/RJ — em frente ao Centro Cultural.
WhatsApp: (21) 97569-2872.

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